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LOS DOCUMENTOS
Durante los obispados de Thiel y monseñor Víctor Manuel
Sanabria Martínez se dio alguna organización a la
información pero sin aplicar criterios archivísticos de
clasificación y ordenación. No existían, entonces, índices y
otros instrumentos descriptivos que facilitaran la rápida
consulta de la información.
De acuerdo con Vega y Fournier, no fue hasta 1980 cuando se
comenzó un proceso de reorganización del Archivo aplicando
criterios archivísticos modernos para lo que se contó con la
asesoría del Archivo Nacional y la Universidad de Costa Rica
y la Nacional.
De acuerdo con las autoridades eclesiásticas, las bases de
todo el proceso organizador las sentó Bernal Rivas con su
tesis de licenciatura de la Universidad de Costa Rica, El
Archivo de la Curia Metropolitana: hacia un modelo de
archivo eclesiástico, donde propuso, entre otros aspectos,
el plan de clasificación, los instrumentos o auxiliares
descriptivos a utilizar, el manual de procedimientos y
recomendó la centralización de los documentos. Resultado de
esta reorganización y respetando los intentos de ordenación
anteriores se agruparon los documentos en tres secciones.
Fondos Antiguos.
Incluye documentos desde 1519 hasta 1920, año en que se
erigió el Arzobispado de San José y la provincia
eclesiástica de Costa Rica. Comprende correspondencia,
cartas pastorales, circulares, inventarios, fundaciones de
capellanías, dispensas matrimoniales, decretos, causas
criminales (juicios), causas civiles y eclesiásticas, bulas,
edictos y otras más. La mayoría de los documentos están
empastados y cada volumen contiene diferentes tipos
documentales. Cuando esta documentación fue encuadernada se
le dio el nombre genérico de Varios. Asimismo, en esta
sección existen documentos sueltos, que han sido ordenados
cronológicamente. Esta sección fue microfilmada.
Libros sacramentales.
Esta sección incluye información sacramental desde 1594 (los
registros de bautizo más antiguos que se conservan de
Cartago) a la actualidad: bautizos, matrimonios,
defunciones, confirmaciones, expedientes matrimoniales,
duplicados, supletorias y dispensas matrimoniales. Esta
sección fue microfilmada.
Libros pastorales y administrativos.
Esta sección contiene documentos relacionados con los libros
de fábrica, cuentas, cofradías, visitas pastorales,
acuerdos, fondos píos, censos, libros de cargo y data,
escrituras, diarios, estadísticas, planillas, sociedades
religiosas, índices e inventarios. Comprenden información de
los periodos colonial y republicano.
Además de las series documentales, también cuentan con
colecciones de fotografías de gran calidad y valor
histórico; con mapas y planos; grabaciones y alguna
bibliografía. Asimismo, se pueden consultar algunas
colecciones de publicaciones periódicas de carácter
eclesiástico: El Mensajero del Clero, Eco Católico
y Hoja Parroquial, estas nacionales, y algunas
extranjeras y civiles: La Gaceta, La Tribuna y
Diario de Costa Rica.
Dos de estas secciones resultan fundamentales para los
estudios genealógicos: Fondos Antiguos y Libros
Sacramentales, y particularmente, la segunda pues en ella se
anotan los datos esenciales de la vida de nuestros
antepasados, su nacimiento o bautizo, su confirmación, su
matrimonio y la defunción.
Los libros sacramentales más antiguos del país se encuentran
hoy en el Archivo de la Curia, salvo aquellos que
desaparecieron por la acción del tiempo, catástrofes,
incendios o saqueos (como los primeros de Cartago, Esparza
saqueada por los piratas e incendiada y Nicoya que sufrió un
incendio). Hoy estos libros son únicos y su valor
incalculable pues resultan indispensables para la
investigación de la historia social de nuestro país.
En 1981, monseñor Román Arrieta Villalobos abre oficialmente
al público las puertas del archivo para que todo
investigador interesado tuviera acceso a la información.
Asimismo, estudiantes de Archivo, Historia y Estudios
Sociales de la citada universidad han realizado su trabajo
comunal universitario (TCU) en el Archivo de la Curia, en
áreas como clasificación, ordenamiento e indización
documental.
Posteriormente, la Universidad Nacional (UNA), especialmente
por medio de la Escuela Ecuménica de Ciencias de la Religión
y la Escuela de Historia, puso en marcha diversos proyectos
y actividades de investigación, dedicadas a localizar,
conservar y catalogar todo aquel material que se relaciona
con el desarrollo de las instituciones religiosas del país,
entre ellos destacan el proyecto de Indización de Fondos
Antiguos, producto de un convenio entre la Universidad
Nacional y la Curia, coordinado y ejecutado por la Escuela
de Historia de la UNA.
EL DETERIORO DE LA DOCUMENTACIÓN
De acuerdo con Marvin Chinchilla, funcionario del Archivo de
la Curia encargado de la sección de restauración documental,
comentó que uno de los mayores inconvenientes que enfrenta
la institución es el deterioro de algunos de sus valiosos
documentos, debido a la humedad, la acidez y el efecto
dañino de microorganismos, insectos y el polvo.
Explicó que los documentos que presentan problemas de
humedad se caracterizan por ser papeles frágiles,
descompuestos y pulverizados; mientras que los que presentan
acidez son papeles quebradizos, amarillentos y tostados.
Los microorganismos, que se hallan en el aire, el agua, los
animales y vegetales, son transmitidos por las corrientes de
aire y por la polución. Algunos de ellos son los hongos,
bacterias, algas y protozoarios, y se desarrollan en los
ambientes que les proporcionan nutrientes, humedad y
temperatura adecuada.
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El archivista Marvin Chinchilla realiza algunas
restauraciones manuales en documentación dañada,
pero el Archivo de la Curia no cuenta con las
máquinas necesarias para restaurar de manera
sistemática. (Foto: Cortesía AECM). |
Los insectos alcanzan los depósitos por medio de ventanas,
hendiduras y pisos o al ser introducidos en documentos,
publicaciones u objetos ya infectados. Estos se dividen en:
tisanuros (trazas), ortópteros (cucarachas), isópteros
(polilla) y coleópteros (brocas y pequeños escarabajos).
Aunque hace algunos años Chinchilla recibió un curso de
restauración y encuadernación en el Archivo Nacional, muchos
de los conocimientos no pueden aplicarse pues no se cuenta
con un centro con las herramientas e implementos adecuados
para este fin.
Por ejemplo, el Archivo Nacional restauró el libro de
bautizos de Cartago más antiguo (1594-1668) y el de bautizos
de San José Nº1 (1738-1760).
Como política para evitar al máximo el deterioro de las
distintas series documentales, muchos documentos están hoy
fuera de circulación y su consulta es solo posible por medio
de la serie que fue microfilmada por la Iglesia de
Jesucristo de los Santos de los Últimos Días, más conocida
como la
Iglesia mormona.
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